Inzichten - Opmerkingen over vertrouwelijkheid

De melding is alleen toegankelijk voor u en de klokkenluider Metagenics Belgium BV. Via dit platform kunt u op een veilige en vertrouwelijke manier een melding doen. Indien voorzien in het reglement kunt u een melding volledig anoniem versturen.

Vertrouwelijk rapport: een vertrouwelijk rapport is een rapport waarbij de melder identificeerbaar is. Vertrouwelijke meldingen vereisen dat de gebruiker zich eerst registreert en dan, zodra een account is aangemaakt, kan de gebruiker de melding versturen. Het is ook mogelijk om een vertrouwelijke melding te versturen zonder een account aan te maken, door het meldingsformulier in te vullen vanuit de sectie "Melding zonder registratie" (als die er is) en aan het eind van het formulier persoonlijke gegevens in te vullen. De gegevens van de melder staan los van de melding, zodat de vertrouwelijke melding anoniem naar de leidinggevende wordt gestuurd. Alleen de verantwoordelijke kan de melding koppelen aan de gegevens van de melder en zo de identiteit van de melder zien.

Anonieme melding: anonieme meldingen zijn meldingen waarbij het rapport niet kan worden gekoppeld aan de naam van de melder, omdat de naam van de melder niet bestaat. In dit geval is de melder niet verplicht zich te registreren in het systeem en kan hij het rapport versturen als een niet-geregistreerde gebruiker in de sectie "Rapport zonder registratie", indien aanwezig.

Dit platform garandeert de vertrouwelijkheid en veiligheid van informatie: Alle inhoud die u invoert, inclusief uw identiteit, is gecodeerd en kan alleen worden gelezen door u en de ontvanger of ontvangers van de rapporten (Head of Whistleblowing).

Zodra de melding is ingediend, kunt u de voortgang ervan volgen en met de klokkenluider blijven communiceren via het berichtgedeelte dat bij de melding hoort. Ook hier is alle informatie gecodeerd en beschermd door het platform. Als u een e-mailadres hebt opgegeven (of als u zich hebt geregistreerd), ontvangt u een e-mailbericht wanneer de klokkenluider u een bericht stuurt. Wij raden u in ieder geval aan uw melding regelmatig te raadplegen om te controleren of de leidinggevende u om opheldering heeft gevraagd. Omwille van de vertrouwelijkheid raden wij u aan geen bedrijfsemailadres te gebruiken.

Als u uw naam hebt vermeld, of als u het rapport verzendt als geregistreerde gebruiker, blijft uw identiteit verborgen, zelfs voor de verantwoordelijke, die het rapport toch kan bekijken als hij/zij dat nodig acht. In dat geval wordt u daarvan op de hoogte gesteld door een mededeling in het rapport.

Omwille van de vertrouwelijkheid raden wij u aan om

• in de beschrijving van het gemelde incident geen persoonlijke gegevens op te nemen die tot uw identiteit kunnen worden herleid;    
• gebruik geen e-mailadres van het bedrijf voor registratie of om meldingen van het systeem te ontvangen;
• geen melding te doen vanaf uw werkplek.